Herramientas de Google más utilizadas

La mayoría de nosotros tenemos al menos una cuenta de Gmail y sin saberlo contamos con una gran cantidad de herramientas que podríamos utilizar sin pagar nada. Cuando hablamos de la suite de Google nos referimos a su colección de aplicaciones en línea que brinda de forma gratuita a todos los usuarios.

Tener un correo de Gmail es igual a tener una cuenta de Google, esto nos habilita herramientas de productividad, colaboración, comunicación y almacenamiento de datos sumamente útiles, tanto para nuestra vida diaria como para nuestro negocio.

En este artículo, exploraremos algunas de las herramientas más populares de Google en el ámbito laboral.

Pero ten presente, que si lo que buscas es adoptar las bondades de Google en forma profesional, es recomendable contratar un plan de Workspace para tu empresa.

Sabías que desde Gmail puedes postergar envíos, aplicar etiquetas, programar respuestas automáticas e incluso enviar correos confidenciales que tu destinatario no podrá compartir con nadie más.
Gmail es un correo electrónico como cualquier otro, pero día a día, aumenta su funcionalidad para mejorar tu experiencia de usuario.

Lee más sobre algunas funciones de Gmail que mejoran tu productividad.

Google Drive brinda una amplia variedad de opciones de colaboración que hacen que trabajar en equipo sea más sencillo y eficiente.
Dentro de Google Drive podrás compartir documentos de texto, hojas de cálculo u otros y luego esos documentos podrán ser editados simultáneamente por múltiples usuarios. Esto hace que trabajar en equipo sea mucho más fácil, ya que todos los miembros pueden acceder al mismo documento y realizar cambios en tiempo real sin sobreescribir el trabajo de otros, ya que la plataforma te irá indicando en qué sección del documento se encuentra trabajando tu colega.

Además, cuenta con potentes opciones de seguridad, como la posibilidad de configurar diferentes permisos de acceso, lo que le da al usuario el poder de controlar quién ve o edita cada cosa.

Algo que sin dudas debes aprovechar es la función de recordatorios y alertas. Los recordatorios son una excelente manera de asegurarse de que no se olvide ninguna tarea, pueden configurarse para enviar notificaciones por correo electrónico, SMS o notificaciones en el móvil. Esto asegura que el usuario siempre esté al tanto de sus compromisos más importantes.

Otro uso interesante son los eventos recurrentes. Especialmente para tareas que se realizan de forma regular, como reuniones semanales o eventos mensuales. La opción de eventos recurrentes permite al usuario programar fácilmente estas tareas en su calendario sin tener que cargar un nuevo evento cada vez.

Se pueden programar reuniones y dejarlas agendadas en tu calendario, así como generar una videollamada en el momento y compartirla con quien quieras hablar.

Ofrece la opción de compartir tu pantalla para hacer presentaciones o explicaciones de manera más didáctica, levantar la mano y otorgar diferentes permisos a los participantes, lo que es muy útil si estás dando una clase.

En las versiones empresariales también es posible agregar subtítulos (en caso de que algún miembro de la reunión hable en un idioma que no entiendas) y grabar reuniones.

Cuenta con funciones de colaboración para hacer más dinámico el trabajo en equipo, como comentarios, menciones y sugerencias que podrás compartir con otros usuarios dentro del mismo documento.

Además, la opción de revisión permite a los usuarios realizar cambios en un documento sin alterar el documento original. Esto es especialmente útil cuando se está trabajando en un proyecto en equipo y se desea tener un registro de los cambios hechos.

Además, la opción de revisión también facilita el proceso de edición y corrección, ya que los cambios se destacan claramente en el documento.

Al igual que con Documentos y Presentaciones, cuenta con la opción de colaboración en tiempo real y revisión, donde varias personas pueden trabajar en la misma hoja de cálculo simultáneamente, lo que facilita la colaboración en proyectos en equipo.

Además, viene con funciones de asistencia, que te ayudan a analizar los datos más rápido y con menos errores. Y obtener información valiosa rápidamente haciendo preguntas sobre los datos en un lenguaje sencillo.

Se puede exportar la presentación en varios formatos (PDF, PPT, etc.) y como en las herramientas anteriores, te permite trabajar en grupo y mantener versiones para su posterior corrección.

Si necesitas plantillas para tus diseños, en Slidesgo encontrarás una gran variedad totalemente gratis!

Permite añadir imágenes, vídeos y lógica personalizada para ofrecer a los encuestados una increíble experiencia. Y se pueden compartir por diferentes canales e incuso publicarlos en un sitio web.

Por otra parte, incluye herramientas de análisis para facilitar la comprobación de las respuestas a los formularios. Y, al igual que las herramientas anteriores, acepta el trabajo colaborativo y el uso de revisiones.

Necesitas armar un formulario? Revisa estás recomendaciones

Además, todas las aplicaciones se conectan entre sí, facilitando compartir datos de una dentro de otra. Como por ejemplo: Insertando gráficos de tus hojas de cálculo dentro de las presentaciones, o, enviando datos de un formulario automáticamente a una hoja de cálculo preestablecida.

Y como si todo lo anterior fuese poco, ¿sabías que con estas aplicaciones de Google puedes trabajar los documentos de office? Así es, llegado el caso en que recibes un archivo Excel, pero no tienes ese programa instalado en tu computadora. Podrás abrirlo con Hojas de Cálculo de Google. Lo mismo con archivos de Microsoft Word o presentaciones hechas en PowerPoint (podrías notar algunas incompatibilidades, pero no en todos los casos)

En conclusión, la suite de Google proporciona una variedad de herramientas de productividad que pueden ayudarte a mejorar la eficiencia y organización. Desde la gestión de correo electrónico, programación de reuniones en línea y gestión de tareas, hasta la posibilidad de colaboración y comunicación en equipo.

Y si deseas aprovechar todas estas herramientas para tu empresa, podrás hacerlo adquiriendo una suscripción de Google Workspace