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Qué es un alias de correo, ejemplos de uso

¿Te has preguntado alguna vez si es posible tener múltiples direcciones de correo electrónico sin crear varias cuentas?

La respuesta es sí, y la solución son los alias de correo electrónico. Un alias de correo electrónico es un nombre alternativo y adicional para una dirección de correo principal. Cuando se utiliza un alias, los emails enviados a esa dirección se reciben y se almacenan en la misma bandeja de entrada que los correos electrónicos enviados al email principal.
Los alias de correo electrónico comparten la misma lista de contactos y la misma configuración de la cuenta de correo principal.

En este artículo, explicaremos de forma sencilla qué son los alias de correo electrónico, sus ventajas y algunos ejemplos de cómo puedes usarlos en tu vida diaria.
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Para qué sirven y por qué deberías usar alias de correo electrónico

Los alias suelen utilizarse en servicios de correo electrónico empresariales, donde se paga por licencia de usuario. Permiten agrupar casillas de correo electrónico que se usan poco, pero es necesario conservar. O gestionar diferentes direcciones en una sola bandeja de entrada que está a cargo de una única persona. También pueden ser usados como direcciones de email alternativas y temporales para la activación de algún servicio que luego dejaremos de usar.

Ejemplos de alias de correo electrónico

Son muchas las situaciones en que las empresas deben recurrir a la utilización de alias. Con este método podrás economizar en el pago de licencias y disfrutar de una solución de correo electrónico profesional. Aquí te ofrecemos una lista de ejemplos de alias más usados:
  • Protección de la privacidad:

    Los alias de correo electrónico pueden ser utilizados para proteger la privacidad de los empleados. En lugar de que se muestre su correo electrónico real, se establece un alias público para mantener su dirección de correo electrónico real privada.

    Por ejemplo: una empresa puede tener una cuenta fácil de recordar como rrhh@ para la comunicación con el exterior, pero a la hora de establecer contacto con sus colegas enviar y recibir con el nombre real del responsable de los recursos humanos.
  • Personalización:

    En el caso de necesitar una cuenta para cada departamento de la empresa, podemos tener un correo de compras, ventas, administración, etc. y para lograr una comunicación más personalizada y amigable para el receptor, podemos agregar un alias con el nombre del encargado del departamento. De ese modo siempre sabremos con quién nos comunicamos.

    Por ejemplo: El departamento administrativo puede usar la cuenta genérica administración, y a su vez contar con un alias con el nombre de la persona trabajando en ese puesto.
  • Rotación de personal:

    Siguiendo con el caso anterior, donde tenemos una cuenta principal con el nombre del departamento, pero a su vez un alias con el nombre del responsable. En el caso de que esa persona deje de trabajar para la empresa y sea reemplaza, podremos simplemente crear otro alias con el nombre del nuevo responsable.

    De esa forma, manteneos el historial de todos los correos electrónicos de la cuenta administración en la misma bandeja de entrada, sin importar quien haya estado a cargo en ese momento.
  • Organización por tema:

    Los alias de correo electrónico también pueden ser útiles para organizar los correos electrónicos en función de su origen o temática.

    Por ejemplo, un departamento de soporte técnico puede tener un alias de correo específico para cada cliente para que envíen sus solicitudes de asistencia. Así será más fácil etiquetar estos correos electrónicos y separarlos de otros correos electrónicos de la empresa.

  • Múltiples cargos:

    En el caso de empresas pequeñas es frecuente que una persona ocupe varios cargos, pero para mantener el profesionalismo y el orden, trabajar con distintos alias que comparten la bandeja de entrada de la cuenta principal. Una vez que la empresa crece y contrata más personal, esos alias pueden pasar a ser cuentas separadas.

    Por ejemplo: en un comienzo el encargado de finanzas puede ser el mismo gerente y contar con una cuenta a su nombre y los alias, administración, tesorería, proveedores, etc.
  • Suscripciones:

    Podemos usar uno o varios alias de correo electrónico para registrarnos en sitios web o aplicaciones que requieran autenticación. De esta forma evitamos exponer la cuenta de correo principal y nos mantenemos alejados del spam.
  • Testeos o registros ocasionales:

    Hay veces que necesitamos una casilla de correo temporal o realizar una prueba de funcionalidad específica y sabemos que finalizado el proceso la cuenta no se volverá a usar. En esos casos podemos crear un alias solo para cubrir esa necesidad y después eliminarlo.
  • Eliminación de cuentas:

    Cuando tenemos cuentas de usuarios que ya no trabajan en la empresa y no van a ser reemplazados, pero sabemos que a sus casillas de correo llegaba alguna información de importancia, como por ejemplo un vencimiento o que es la cuenta con la que la empresa se registró en algún servicio externo, podemos eliminarla y convertirla en un alias.

    De esa forma se seguirán recibiendo correos importantes a pesar de que la cuenta ya no exista.

Alias de correo en la Suite de Microsoft y de Google

Tanto Microsoft 365 como Google Workspace permiten tener alias de correo sin costo adicional, por lo que el uso de los mismos resulta conveniente. Si bien existen algunas diferencias, los usos prácticos siguen siendo los mismos.

Tabla comparativa:
Google Microsoft
Permite crear alias de correo
Requiere la creación de una cuenta adicional No No
Permite utilizar el mismo buzón para varios alias
Permite enviar correos electrónicos desde un alias diferente
Permite recibir correos electrónicos en un alias diferente
Permite iniciar sesión con el alias No
El número de alias permitidos Hasta 30 Hasta 400
En cuanto a los servicios de hosting, en algunos casos también es posible tener alias de correo, aunque su configuración y funcionamiento varía de acuerdo al proveedor.

¿Necesitas ideas para crear los emails de tu empresa? Sigue este enlace donde te ofrecemos ejemplos de direcciones de correo electrónico para empresas.