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Servidores de correo electrónico para empresas

Elegir el servidor de correo electrónico adecuado para tu empresa es crucial para garantizar productividad y confiabilidad. En este artículo, exploraremos las 2 opciones líderes: Google Workspace (Gmail) y Microsoft 365 (Outlook)

Si bien existen alternativas de correo profesional más económico (como los ofrecidos por Hostinger o GoDaddy, que van desde los 1,5 USD por cuenta), desde nuestra experiencia en la implementación y gestión, podemos asegurarte que nada se compara a los servicios ofrecidos por estos dos grandes.
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¿Qué es Google Workspace?

¿Qué es un correo profesional con el dominio de tu empresa?

Una dirección de correo electrónico profesional es la que utiliza el dominio de tu empresa luego de la @ en lugar de Gmail, Hotmail o Yahoo que son servicios gratuitos, no personalizados.

Un dominio es la dirección única de tu empresa en internet. Cuando usas este dominio en tu dirección de correo electrónico (por ejemplo, "tunombre @ tudominio.com"), estás estableciendo una identidad profesional y única para tu comunicación en línea.

Además, al tener un correo electrónico con el dominio de tu empresa, transmites confianza y seriedad a tus clientes y contactos comerciales. Es como tener un logotipo o un uniforme que identifica a tu empresa. También facilita a las personas recordar tu dirección de correo electrónico, ya que está asociada directamente con el nombre de tu empresa.

En otro artículo te explicamos qué es un dominio y cómo registrarlo.

Desafíos de los servidores de correo tradicionales:

Iniciar con un proveedor de hosting es económico, pero a medida que la empresa crece, surgen limitaciones.

Primero será por la falta de espacio para almacenamiento de correos. Si bien los servicios de hosting ofrecen ampliar su espacio en disco, lo hacen en escalas inferiores a lo que podrías obtener con el email de Google o el email de Microsoft.

También podrías esperimenar problemas en la entrega de tus correos por la baja reputación del servidor. Esto ocurre mucho con los hosting compartidos de bajo costo que, si no están bien configurados, hacen que tus correos lleguen como spam.

Ni hablemos de esos días donde el servidor está sobrecargado y te deja sin servicio. ¿Quién no ha tenido la experiencia de esperar una respuesta importante y de repente el correo deja de funcionar durante más de 8 horas?

Y, por otro lado, tenemos al problema de como evitar el spam y los posibles ataques de phishing o de malware a los que te enfrentas diariamente si no contratas una solución de seguridad adicional.

Ventajas de Google Workspace y Microsoft 365

Ambos ofrecen más que solo correo electrónico, proporcionando suites completas de aplicaciones de productividad. La colaboración en tiempo real, almacenamiento en la nube y medidas de seguridad avanzadas son características destacadas. Estas son las principales razones por las que considerar cambiar tu proveedor de correo electrónico:
  • Acceso a una suite de aplicaciones de productividad: Google Workspace y Microsoft 365 no solo ofrecen correo electrónico, sino que también incluyen una amplia gama de aplicaciones y herramientas de productividad, que hacen que sea más fácil colaborar con tus compañeros de trabajo y mejorar tu productividad.

    En este artículo te contamos cuáles son las herramientas de Google más usadas y cómo puedes combinarlas entre sí para explotarlas al máximo.
  • Colaboración en tiempo real: con ambos podrás trabajar en documentos y presentaciones con otros usuarios de manera simultánea. Esto hace que sea más fácil colaborar con tus compañeros de trabajo y reducir la cantidad de tiempo que se tarda en completar proyectos.
  • Almacenamiento en la nube: Google Workspace y Microsoft 365 ofrecen almacenamiento en la nube a través de Google Drive y OneDrive, respectivamente, lo que significa que puedes acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, también puedes realizar copias de seguridad de tus archivos para proteger tus datos.
  • Seguridad de primera clase: Google y Microsoft ponen un gran énfasis en la seguridad y protección de datos, y cuentan con medidas de seguridad de vanguardia para proteger tus datos y asegurar la privacidad de tu información.
  • Integración con otras aplicaciones: ya que tanto Google como Microsoft se integran con una amplia variedad de aplicaciones y herramientas, lo que te permite utilizarlos en conjunción con otras soluciones de productividad y colaboración.

Ya sabemos las ventajas que nos ofrecen ambos.
Entonces, ¿Cúal elegir?

El simple hecho de comenzar a tener el correo gestionado por una de estas dos grandes empresas es un aporte de valor incalculable. Los precios de ambos servicios son similares, por lo que la decisión entre uno y otro no podrá basarse en lo económico y deberá estar más relacionada con el tipo de usuario que eres.

Ambas suites ofrecen funcionalidades similares e intentan que tu empresa haga la mayor cantidad de tareas con sus herramientas sin tener que recurrir a otros software; sin embargo, hay personas que se sienten más cómodas trabajando con Gmail y otras trabajando con Outlook.

Si toda tu vida has usado el paquete de office, es decir Outlook, Word, Excel y PowerPoint y te cuesta mucho la adaptación a nuevas herramientas, entonces definitivamente la propuesta de Microsoft va contigo.

Microsoft ofrece la opción de aplicación de escritorio para que puedas descargar los programas y trabajar en forma local en tu computador sin conexión a internet y Google se basa en la nube por lo que puedes trabajar desde cualquier pc conectado a internet.

Si ya estás adaptado a trabajar en la nube y buscas una interfaz más limpia, minimalista y fácil de usar, tu solución es Google.

Podríamos decir que Microsoft tiene un enfoque más tradicional en el diseño de sus productos, con un énfasis en la compatibilidad con versiones anteriores y en el trabajo en equipo en entornos de negocios, mientras que Google tiene un enfoque más innovador y moderno, con un énfasis en la colaboración en tiempo real y en el trabajo remoto.

Además de esto, desde el punto de vista de la administración de cuentas, Google simplifica bastante más las cosas. Microsoft, que en pos de obtener la máxima seguridad posible, suele generar conflictos un tanto más difíciles de solucionar para los encargados de Soporte IT.

Un detalle no menor...

También es importante analizar quiénes son tus socios de negocio, qué empresas comparten tareas e información con tu organización, porque utilizar la misma suite te hará la vida más fácil. Sin dudas Microsoft y Google son diferentes en muchos aspectos y será muy complicado querer trabajar con ambas al mismo tiempo.
Una vez que decidas con qué servicio de email trabajar, es momento de definir las cuentas que vas a necesitar crear. Revisa estos ejemplos de direcciones de correo electrónico usadas por las empresas.

Pero ten en mente que cuando contrates un servicio de correo profesional vas a estar pagando licencias de usuario, por lo que te recomendamos que aprendas sobre la utilización de alias de correo electrónico y evites crear cuentas innecesarias.

Y si necesitas ayuda con una integración o migración de servicio, ponte en contacto con nosotros.