Soluciones de Almacenamiento en la Nube para Pequeñas Empresas

El almacenamiento en la nube puede hacer que mejore significativamente la productividad en tu empresa. Permitiendo acceder, compartir y proteger archivos de manera eficiente sin grandes gastos. En este artículo, te contamos cuáles son las soluciones de almacenamiento en la nube más usadas por las Pymes y nuestra experiencia ayudando en su implementación.

Se trata de una tecnología que permite guardar datos en servidores remotos accesibles a través de internet. Estos servidores son gestionados por proveedores de servicios que se encargan del mantenimiento y la seguridad de los datos a cambio del pago de una licencia mensual.

En lugar de almacenar archivos en un disco duro local o en servidores físicos dentro de la empresa, el almacenamiento en la nube permite a los usuarios guardar y acceder a sus datos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

El funcionamiento es casi el mismo que si trabajaras con una red local, lo único que cambia es donde se guarda la información.

Aquí hay una descripción paso a paso de cómo funciona:

1. Subida de Datos:

Los usuarios suben archivos a la nube a través de una interfaz web o una aplicación dedicada. Los datos se cifran para garantizar su seguridad durante la transferencia. Eso puede hacerse de cualquier tipo de dispositivo conectado a internet, así que da lo mismo si estás trabajando en una laptop, en una tablet o desde tu móvil.

2. Almacenamiento en Servidores Remotos:

Los datos se guardan en servidores ubicados en centros de datos gestionados por el proveedor del servicio de almacenamiento.

Al tratarse de soluciones robustas, ofrecidas por grandes empresas, tus datos nunca se pierden porque no se encuentran físicamente en un solo servidor. Los datos se almacenan en múltiples ubicaciones alrededor del mundo, lo que mejora la redundancia, la disponibilidad y la velocidad de acceso. Si un servidor falla o hay problemas en una región específica, otros servidores pueden asumir la carga, asegurando que los datos siempre estén accesibles.

3. Acceso y Sincronización:

Los usuarios pueden acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Se puede ingresar por navegador a la nube de la empresa contratada (Ej.: OneDrive o GoogleDrive), pero también existen programas de sincronización que hacen que puedas ver las unidades de la nube en tu computadora como si estuvieses en un directorio de Windows.

La sincronización automática asegura que los cambios realizados en un archivo se reflejen en tiempo real en todos los dispositivos conectados.

Esta sincronización tiene estrecha relación con el trabajo colaborativo ofrecido por Google o Microsoft, que permite a varios usuarios trabajar en tiempo real sobre el mismo documento viendo quién está conectado al documento y que está editando en ese momento.

4. Seguridad y Respaldo:

Los proveedores de servicios implementan medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de datos y autenticación de dos factores. Además, realizan copias de seguridad periódicas para prevenir la pérdida de datos.

En este punto vale aclarar que es de suma importancia hacer caso a las recomendaciones de seguridad ofrecidas por el proveedor y revisar siempre los permisos otorgados a usuarios y documentos. No es lo mismo dar permisos de edición a cualquier usuario en internet que solo a unos cuantos pertenecientes a tu organización.

Accesibilidad

Los datos almacenados en la nube pueden ser accesibles desde cualquier lugar y dispositivo, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración entre equipos dispersos geográficamente.

Reducción de Costos

Elimina la necesidad de invertir en hardware costoso y su mantenimiento, además al usar almacenamiento local nunca está del todo cubierto ante rotura de discos, salvo que implementes copias de seguridad. Los modelos de suscripción permiten pagar solo por el espacio utilizado, lo que es ideal para pequeñas empresas con presupuestos limitados.

Escalabilidad

Las soluciones de almacenamiento en la nube pueden escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa. A medida que crecen, pueden aumentar su capacidad de almacenamiento simplemente mejorando la suscripción.

No sucede lo mismo cuando almacenas localmente, ya que dependes de adquirir nuevos discos duros y que tu servidor físico los tolere.

Seguridad

Los proveedores de servicios de almacenamiento en la nube implementan medidas de seguridad avanzadas, como cifrado y autenticación de dos factores, para proteger los datos de accesos no autorizados y amenazas cibernéticas.

Colaboración

Facilita la colaboración en tiempo real. Varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente, lo que mejora la eficiencia y productividad del equipo.

Siempre hablando de: almacenamiento para empresas que desean compartir un espacio en la nube para trabajar, analizaremos las 3 opciones pagas que más conocemos.

La principal diferencia es el modo en que ofrecen el espacio de almacenamiento, algunos de forma individual y otros grupal. Más allá de que haya proveedores que ofrezcan el espacio por usuario o licencia, la realidad es que en la actualidad, en estas tres opciones se puede unificar el espacio para que sea usado por todo el equipo.

Elegir la mejor solución de almacenamiento en la nube depende de varios factores. Aquí hay algunas consideraciones clave:

1. Espacio:

Evalúa cuánto espacio necesitas ahora y en el futuro. Todas las soluciones ofrecen planes escalables, pero varía bastante el precio entre una y otra.

Compara los costos de las diferentes soluciones y elige la que mejor se adapte a tu presupuesto.

2. Integración con herramientas existentes:

Este es un factor determinante, si ya utilizas herramientas de Google o Microsoft es mejor que compres licencias es sus respectivas nubes, para evitar cambios bruscos en la operatoria diaria.

Muchas personas encuentran difícil adaptarse al uso de nuevas herramientas por más parecidas que puedan resultar a simple vista.

3. Facilidad de uso:

Asegúrate de que la solución sea fácil de usar para ti y tu equipo. Una interfaz intuitiva reduce el tiempo de capacitación y aumenta la productividad.

En este aspecto, desde nuestra experiencia, la gestión de herramientas a nivel organización es mucho más sencilla con Google Workspace que con Microsoft 365.

Para mantener la seguridad y orden de tu unidad de almacenamiento, deberás hacer uso de una consola de administración. La de Google es relativamente básica y fácil de usar, pero Microsoft ha complicado de tal manera las cosas, que necesitarás de un experto para manejarla (Más allá de que esa complejidad vaya de la mano de mayores prestaciones apuntadas a empresas más grandes).

4. Soporte técnico:

El soporte técnico fiable es esencial para resolver problemas rápidamente y minimizar el tiempo de inactividad.

Todas las soluciones mencionadas en este artículo cuentan con soporte técnico siempre que se trate de licencias pagas. De todos modos, debes saber que no es sencillo obtener ayuda humana, antes deberás pasar por algunos filtros de preguntas frecuentes o de IA que se asegurarán de que no encontraste la respuesta buscada.

En el caso de que cuentes con un servicio de soporte it, esta solución podrá ser gestionada por ellos.

El almacenamiento en la nube es una herramienta poderosa y flexible que puede transformar la forma en que las pequeñas empresas gestionan sus datos. Ofrece accesibilidad, escalabilidad, seguridad y colaboración mejorada, todo a un costo asequible. Al elegir la solución adecuada, las pequeñas empresas pueden aprovechar al máximo estas ventajas y mejorar su eficiencia y productividad. Evalúa tus necesidades específicas, compara las opciones disponibles y elige la solución que mejor se adapte a tu negocio.

El futuro del almacenamiento de datos está en la nube, y las pequeñas empresas tienen una oportunidad única para modernizarse y crecer aprovechando estas tecnologías.